सहकारीमा खाताबन्दी: भ्रम र यथार्थ

– शीतल थपलिया
हरेक वर्ष असार मसान्तसँगै सहकारी संस्थाहरू आर्थिक वर्षको वर्षान्त (Year End) गर्ने तयारीमा हुन्छन्। सधैंझैँ यस वर्ष पनि राष्ट्रिय सहकारी नियमन प्राधिकरणको एउटा निर्देशनले धेरै सहकारीमा अन्योल सिर्जना गरेको छ। निर्देशनअनुसार, आर्थिक वर्ष २०८२/०८३ भित्र पाकेको ब्याज २०८३ साल साउन १५ गतेभित्र प्राप्त भएमा त्यसलाई आ.व. २०८२/०८३ कै आयका रूपमा गणना गर्न सकिनेछ।

निर्देशनको उद्देश्य सहकारीहरूलाई पाकेको ब्याजको आम्दानी यथार्थपरक रूपमा देखाउन सहज बनाउनु हो। तर व्यवहारमा भने यसले धेरै सहकारीमा एउटा गम्भीर भ्रम फैलाएको छ – के अब वर्षान्त नै साउन १५ सम्म पर्खेर गर्ने हो त? कतिपय संस्थाले त साउन १५ सम्म खाता खुलै राख्ने तयारी गरेको समेत सुनिन्छ। यो भ्रम सामान्य लाग्न सक्छ, तर यसको असर सिधै सदस्यको अभिलेख र संस्थाको वित्तीय अनुशासनमा पर्छ।

जवाफ स्पष्ट छ – होइन। वर्षान्त असार मसान्तकै दिन सम्पन्न गर्नुपर्छ। तर यहाँ बुझ्नुपर्ने एउटा आधारभूत कुरा छ, जुन नबुझ्दा नै यो भ्रम जन्मिएको हो- वर्षान्त (Year End) र खाता बन्द (Book Close) दुई फरक कुरा हुन्।

वर्षान्त र खाता बन्द: के फरक छ?
लेखा प्रणालीमा यी दुई शब्दलाई एउटै अर्थमा बुझ्ने गल्ती व्यापक छ। वर्षान्त (Year End) भनेको आर्थिक वर्षको अन्तिम दिन, अर्थात् असार मसान्तमा गरिने प्रक्रिया हो। यसमा उक्त मितिसम्मको सम्पूर्ण कारोबार अभिलेख गरी सदस्यको अन्तिम मौज्दात यकिन गरिन्छ र नयाँ आर्थिक वर्षको ओपनिङ ब्यालेन्स तयार हुन्छ। यो मिति सार्न मिल्दैन।

खाता बन्द (Book Close) भनेको संस्थाको वित्तीय विवरण अन्तिम रूपमा टुंग्याउने प्रक्रिया हो। यो लेखापरीक्षकको अन्तिम प्रतिवेदन प्राप्त भएपछि मात्र सम्भव हुन्छ। लेखापरीक्षणका क्रममा आउने सुझाव, सच्याउनुपर्ने त्रुटि वा पछि फेला परेका नयाँ तथ्यको समायोजन यसैअघि गरिन्छ।

अर्थात्, वर्षान्त असार मसान्तमै हुन्छ; खाता बन्द भने केही समयपछि, लेखापरीक्षण सकिएपछि। बीचको यो अवधिमा संस्थाको हिसाब मिलाउँदै जान सकिन्छ र त्यसैका लागि बनाइएको लेखा उपकरण हो, समायोजन प्रविष्टि (Adjustment Entry)।

यहाँ अर्को महत्त्वपूर्ण कुरा पनि छ। समायोजन प्रविष्टि केवल साउन १५ सम्मको पाकेको ब्याजका लागि मात्र चाहिने होइन। प्राधिकरणको यस्तो कुनै निर्देशन नभएको अवस्थामा पनि लेखापरीक्षकको सुझाव, आन्तरिक नियन्त्रणमा फेला परेका त्रुटि वा पछि थाहा भएका अन्य विषयका आधारमा समायोजन गर्नुपर्ने अवस्था आउँछ। यो कुनै विशेष सुविधा होइन- यो लेखा प्रणालीको नियमित र अनिवार्य अंग हो।

सदस्यको हिसाब र संस्थाको हिसाब: एउटै आँखाले हेर्न मिल्दैन
यो लेखको सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण बुँदा यही हो। सहकारीमा दुई किसिमका हिसाब हुन्छन्, र दुवैलाई एउटै मापदण्डले हेर्दा नै गल्ती सुरु हुन्छ।

सदस्यको हिसाब किताब- बचत मौज्दात, ऋणको साँवा–ब्याज, किस्ता भुक्तानी, शेयरको विवरण। यो वर्षान्तमा मात्र होइन, हरेक दिन दिनान्त (Day End) गरेर अक्षुण्ण राख्नुपर्छ। आज गरिएको कारोबार आजै लक हुनुपर्छ; भोलि गएर मिति फेर्ने, रकम थपघट गर्ने वा प्रविष्टि हटाउने ठाउँ हुनै हुँदैन। सदस्यको सम्पत्तिको अभिलेख हो यो- यसमा छेडछाडको सम्भावनै रहनु भनेको सहकारीप्रतिको विश्वास नै जोखिममा पर्नु हो। दिनान्त नियमित नगर्ने संस्थामा महिनौंपछि हिसाब मिलाउन खोज्दा कुन कारोबार कहिले भयो भन्ने पत्तै नलाग्ने अवस्था आउँछ।

संस्थाको हिसाब किताब- वासलात, नाफा-नोक्सान हिसाब, विभिन्न कोष, ह्रासकट्टी, प्रावधान, आम्दानी-खर्चको वर्गीकरण। यसमा भने लेखापरीक्षकको अन्तिम प्रतिवेदन नआउँदासम्म समायोजन गर्दै जान सकिन्छ, र सक्नुपर्छ। किनभने लेखापरीक्षणकै उद्देश्य नै त्रुटि पहिचान गरी सच्याउनु हो। लेखापरीक्षकले औंल्याएको कुरा सच्याउनै नमिल्ने प्रणाली भयो भने लेखापरीक्षणको अर्थै रहँदैन।

छोटकरीमा – सदस्यको हिसाब दिनदिनै लक, संस्थाको हिसाब लेखापरीक्षणसम्म समायोज्य। दुवै एकसाथ सम्भव छ, र राम्रो लेखा प्रणालीले यही गर्नुपर्छ।

भ्रम कहाँबाट आयो?
भ्रमको जड निर्देशन होइन, प्रविधिको सीमा हो। धेरै सहकारीले प्रयोग गर्ने सफ्टवेयरहरूमा एकपटक वर्षान्त सम्पन्न भइसकेपछि अघिल्लो आर्थिक वर्षमा फर्केर कुनै पनि समायोजन गर्ने सुविधा नै हुँदैन। त्यस्ता प्रणालीमा वर्षान्त र खाता बन्द एउटै मानिएको हुन्छ- वर्षान्त गर्नासाथ ढोका सधैंका लागि बन्द हुन्छ।

यस्तो प्रणाली चलाइरहेका सहकारीका सामु दुई मात्र विकल्प देखिन्छन्: कि साउन १५ सम्म प्राप्त हुने ब्याज छाडेर आम्दानी कम देखाउने, कि वर्षान्त नै साउन १५ सम्म पर सार्ने। दुवै विकल्प गलत छन्। पहिलोले संस्थाको वास्तविक आम्दानी लुक्छ भने दोस्रोले सदस्यको हिसाब लामो समय खुला राखेर लेखा अनुशासन नै भत्काउँछ। ‘प्रणालीले नदिने भएपछि खाता खुलै राख्नुपर्‍यो’ भन्ने बाध्यताबाटै यो भ्रम जन्मिएको हो।

यसको व्यावहारिक असर पनि सानो छैन। वर्षान्त ढिलो हुँदा साउनका पहिलो दुई हप्ताका सदस्य कारोबार कुन वर्षमा दर्ता गर्ने भन्ने अन्योल रहन्छ, सदस्यले माग्दा अघिल्लो वर्षको प्रमाणित स्टेटमेन्ट दिन सकिँदैन, र लेखापरीक्षण सुरु गर्ने आधार नै तयार हुँदैन। एउटा प्राविधिक सीमाले सिंगो संस्थाको वित्तीय तालिका पछाडि धकेल्छ।

वर्षान्त असार मसान्तमै किन गर्नुपर्छ?
१. लेखाको कट-अफ सिद्धान्त: एउटा आर्थिक वर्षको कारोबार सोही वर्षको अन्तिम दिनमै छुट्याइनुपर्छ। असार मसान्तसम्मको र साउनको कारोबार एउटै खुला खातामा मिसिए कुन कारोबार कुन वर्षको हो छुट्याउनै नसकिने अवस्था आउँछ।

२. साउन १ गतेदेखि नयाँ वर्षको कारोबार सुरु हुन्छ: सहकारी बन्द बस्दैन। सदस्यहरूले साउन १ गतेदेखि नै बचत जम्मा गर्छन्, ऋण लिन्छन्, किस्ता तिर्छन्। वर्षान्त नभई अघिल्लो वर्षको अन्तिम मौज्दात लक हुँदैन र नयाँ वर्षको ओपनिङ ब्यालेन्स तयार हुँदैन।

३. सदस्यको ब्याज र लाभांश गणनाको आधार: बचत खाताको ब्याज पोस्टिङ, शेयर लाभांशको गणना र संरक्षित पुँजी फिर्ता कोषलगायतका वितरणको आधार असार मसान्तकै मौज्दात हो। यो मौज्दात यकिन नभई सदस्यले पाउने रकमको हिसाबै अन्योलमा पर्छ।

४. सदस्यको अभिलेखको सुरक्षा: वर्षान्त गर्नु भनेको सदस्यको हिसाब समयमै लक गर्नु हो। खाता जति लामो समय खुला रहन्छ, पछाडि फर्केर सदस्यको कारोबार थप्ने, हटाउने वा मिति फेर्ने ठाउँ त्यति नै रहन्छ। सहकारी क्षेत्रमा देखिएका वित्तीय अनियमितताका घटनामा यो एउटा कमजोर कडी रहेको जानकारहरू बताउँछन्।

५. लेखापरीक्षण र साधारण सभाको शृंखला: वर्षान्त शृंखलाको पहिलो कडी हो। यसपछि क्रमशः वित्तीय विवरण तयारी, लेखापरीक्षण, समायोजन, खाता बन्द, नियामक निकायमा प्रतिवेदन पेस र साधारण सभा हुन्छ। पहिलो कडी नै दुई हप्ता ढिलो भए पूरै शृंखला धकेलिन्छ।

समायोजन प्रविष्टि: मिलाउनकै लागि बनाइएको उपकरण
समायोजन प्रविष्टि लेखा अभ्यासमा विश्वव्यापी मान्यताप्राप्त विधि हो: वर्षान्त तोकिएकै दिन गर्ने, र पछि थाहा हुने वा प्राप्त हुने तर अघिल्लो वर्षसँग सम्बन्धित विषयलाई समायोजन प्रविष्टिमार्फत अघिल्लो वर्षकै हिसाबमा मिलाउने। बैंक तथा वित्तीय संस्थाहरूले वर्षौंदेखि यही अभ्यास गर्दै आएका छन्। त्यसैले वर्षान्त ढिलो गर्ने होइन, आवश्यक समायोजन गर्ने अभ्यास नै अन्तर्राष्ट्रिय लेखा प्रणालीको मानक अभ्यास हो।

एउटा उदाहरण हेरौं। मानौं, कुनै ऋणीको असार मसान्तसम्म ५० हजार रुपैयाँ ब्याज पाकेको छ तर तिरेको छैन। सहकारीले असार मसान्तकै दिन वर्षान्त गर्छ, जहाँ उक्त रकम ‘पाकेको ब्याज’ मा देखिन्छ। ऋणीले साउन १० गते उक्त ब्याज तिर्‍यो भने समायोजन प्रविष्टिमार्फत त्यो रकम आ.व. २०८२/०८३ कै ब्याज आम्दानीमा गणना हुन्छ- वर्षान्त उल्टाउनु पर्दैन, नयाँ वर्षको हिसाबमा पनि मिसिँदैन।

त्यसैगरी लेखापरीक्षकले ‘ह्रासकट्टी कम गणना भएको छ’ वा ‘यो खर्च गलत शीर्षकमा परेको छ’ भनी औंल्याए त्यसलाई पनि यही विधिबाट सच्याइन्छ। समायोजन प्रविष्टि नहुने प्रणालीमा यस्ता सुझाव कार्यान्वयनै हुन सक्दैनन्।

तर समायोजन प्रविष्टि जथाभावी गर्ने छुट भने होइन। यसको अभिलेख छुट्टै रहनुपर्छ, अधिकारप्राप्त व्यक्तिबाट मात्र स्वीकृत हुनुपर्छ र कारणसहित उल्लेख हुनुपर्छ। नियन्त्रणसहितको समायोजन पारदर्शिता हो; नियन्त्रणविहीन समायोजन जोखिम।

आधुनिक ERP प्रणालीले कसरी समाधान गर्छ?
मिरा (MYRA ERP) मा वर्षान्त र खाता बन्दलाई फरक प्रक्रियाका रूपमा राखिएको छ। मिरा प्रयोग गर्ने सहकारीहरूले असार मसान्तकै दिन वर्षान्त सम्पन्न गरी सदस्यको मौज्दात लक गर्न सक्छन्, र त्यसपछि आवश्यकताअनुसार समायोजन प्रविष्टिमार्फत संस्थाको हिसाब मिलाउँदै जान सक्छन्- चाहे त्यो साउन १५ सम्मको पाकेको ब्याज होस्, चाहे लेखापरीक्षकको सुझावअनुसारको सुधार।

यसरी डिजाइन गरिएको प्रणालीका केही स्पष्ट फाइदा छन्। पहिलो, सदस्यको हिसाब वर्षान्तमै लक हुने भएकाले अभिलेख अक्षुण्ण रहन्छ। दोस्रो, साउन १ गतेदेखिकै कारोबार नयाँ आर्थिक वर्षमा सफा रूपमा अभिलेख हुन्छ। तेस्रो, प्राधिकरणको निर्देशन र लेखापरीक्षकका सुझाव दुवैको पालना प्रणालीभित्रैबाट हुन्छ। चौथो, समायोजन प्रविष्टिको छुट्टै अभिलेख रहने भएकाले कुन रकम कहिले, कसरी र कसले समायोजन गर्‍यो भन्ने लेखापरीक्षकले स्पष्ट देख्न सक्छन्, जसले पारदर्शिता थप बलियो बनाउँछ।
नियोसिस टेक्नोलोजीले विकास गरेको मिरा हाल सातै प्रदेशका ७२ जिल्लामा ८१० भन्दा बढी सहकारीले प्रयोग गरिरहेका छन्, जसमार्फत ८ लाख ४० हजारभन्दा बढी सदस्यको कारोबार व्यवस्थापन भइरहेको छ। प्राधिकरण, नेपाल राष्ट्र बैंक, सहकारी विभाग र स्थानीय तहलाई बुझाउनुपर्ने प्रतिवेदनसहित सयभन्दा बढी प्रतिवेदन प्रणालीबाटै तयार हुन्छन्।

सहकारीहरूले अहिले के गर्ने?
दैनिक रूपमा: हरेक दिनको कारोबार सोही दिन दिनान्त (Day End) गरी सदस्यको अभिलेख अक्षुण्ण राख्ने।

असार मसान्तअघि: सबै कारोबार प्रविष्टि र हिसाब मिलान पूरा गर्ने, बचतको ब्याज पोस्टिङ र ऋणको पाकेको ब्याज यकिन गर्ने।

असार मसान्तकै दिन: वर्षान्त सम्पन्न गरी सदस्यको अन्तिम मौज्दात लक गर्ने र नयाँ वर्षको ओपनिङ ब्यालेन्स तयार गर्ने।

साउन १ देखि १५ सम्म: नयाँ वर्षको नियमित कारोबार नयाँ वर्षमै गर्दै जाने; यस अवधिमा प्राप्त हुने अघिल्लो वर्षको पाकेको ब्याजलाई समायोजन प्रविष्टिमार्फत आ.व. २०८२/०८३ को आयमा गणना गर्ने।

लेखापरीक्षणका क्रममा: लेखापरीक्षकका सुझाव र फेला परेका त्रुटिलाई समायोजन प्रविष्टिमार्फत सच्याउने।

अन्तिम प्रतिवेदनपछि: खाता बन्द (Book Close) गरी अन्तिम वित्तीय विवरण टुंग्याउने र साधारण सभाको तयारी गर्ने।

आफ्नो सफ्टवेयरमा वर्षान्त र खाता बन्द छुट्टाछुट्टै छन् कि छैनन्, र वर्षान्तपछि समायोजन प्रविष्टिको सुविधा छ कि छैन भनेर अहिल्यै जाँच्नु हरेक सहकारीका लागि जरुरी छ। यो केवल प्राविधिक सुविधाको विषय होइन, संस्थाले लेखा सिद्धान्त कतिको सही रूपमा पालना गर्न सक्छ भन्ने प्रश्न पनि हो।

निष्कर्ष
सहकारीको विश्वसनीयता सही वित्तीय विवरणमा मात्र होइन, त्यसलाई तयार गर्ने पारदर्शी र अनुशासित प्रक्रियामा पनि निर्भर हुन्छ। त्यसैले सही वर्षान्त, सही समायोजन र सही प्रणाली नै आजको सहकारी सुशासनको आधारशिला हुन्।

(थपलिया नियोसिस टेक्नोलोजी प्रा. लि.का प्रमुख डिजिटल रूपान्तरण परामर्शदाता हुन् ।)