१० कार्तिक २०७८, बुधबार

सहकारीको आन्तरिक निरीक्षण गर्दा ध्यान पुर्याउनुपर्ने पक्षहरु

२० माघ २०७४, शनिबार
सहकारीको आन्तरिक निरीक्षण गर्दा ध्यान पुर्याउनुपर्ने पक्षहरु

– दोर्णराज घिमिरे –

 
Internal-Audit
सहकारी संस्था सिद्धान्तः स्वनियममा चल्ने निकायहरु हुन् । त्यसैले संस्थाका जिम्मेवार व्यक्तिहरुमा  संस्थाको कारोबार, क्षेत्र, आर्थिक तथा सुसासनका विषयमा संस्थाका पदाधिकारी तथा कर्मचारीलाई संस्थाको आन्तरिक चेक जाँच तथा परिक्षण गर्नुपर्ने जिम्वेवारी हुन्छ तर सो को सिप सम्वन्धित पदाधिकारी, कर्मचारीलाई नभएको कारणले सो परिक्षणको प्रभावकारिता हुनुपर्ने जति नभएको अवस्था देखिन्छ । संस्थामा आन्तरिक निरिक्षण सिप विकासको लागि यस आलेखमा टिपोट तयार गरिएको छ ।

१. सहकारी संस्था निरिक्षण जाँचका आधारहरु :

कुनै पनि निकाय वा संस्थालाई निरिक्षण गर्दा निरिक्षणको आधारहरु हुन्छन् । जसको परिक्षण जाँच गर्दै सहि र गलत वा सुधार योग्य विषयवारेमा निरिक्षण गर्ने निकाय, तह अनुसार सुझाव, निर्देशन र कारवाहीका प्रक्रिया अघि वढ्दछन । निरिक्षणका आधारहरु सामान्यतया नियम कानुन नै भएतापनि सहकारी संस्थाको आन्तरिक निरिक्षणको क्रममा भने त्यस वाहेक लेखा, सुसासन जस्ता विषयलाई पनि आधार वनाईनु पर्छ । सहकारी संस्थाको निरिक्षणको लागि निम्न आधारहरु लिन सकिन्छः
क) सहकारी ऐन नियम र मापदण्ड
                ख) संस्थाको विनियम, नीति र निर्देशिका
                ग) साधारण सभाको निर्णय , समितिको निर्णय
                घ) लेखाका नियमहरु, सपोर्ट कागजातहरु
                च) सहकारीका अन्र्तराष्ट्रिय सिद्घान्त र मुल्य मान्यताहरु
                छ) अन्य पक्षसंग भएको संझौता, निर्देशनहरु
                ज) पल्र्स अनुगमन प्रणाली, प्रवृति विष्लेशण

२. निरिक्षणका मुख्य विषयहरुः

क) लेखा कारोवार (भौचर, सपोर्ट, सहायक खाता, व्यक्तिगत खाता)
ख) लेजर/चारखाता विववरण :
१. आम्दानी र खर्च
२. सम्पत्ति र दायित्व
ग) व्यवस्थापन :
१. कर्मचारी व्यवस्थापन
२. ऋण व्यवस्थापन
३. नगद, बैंक र स्थीर सम्पत्ति, मौज्दात व्यवस्थापन
घ) सुसासन :
१. साधारण सभा र सभाको निर्णयहरु
२. संस्थाको नीति निर्माण र कार्यान्वयनका अवस्थाहरु
३. समितिको बैठक तथा निर्णयहरु
४. अन्य
३.निरिक्षण गरिने विषयको विष्तृत विवरण :
उपरोक्त आधारहरुमा रहेर सहकारी संस्थाको निरिक्षण गर्दा सस्थाको समग्र विषयमा निरिक्षण गर्न सहज होला । त्यस भित्रका विषयहरुलाई निम्नानुसार निरिक्षण गर्न सकिन्छ :
क) लेखा कारोवार( भौचर, सपोर्ट, सहायक खाता, व्यक्तिगत खाता) :
भौचर, सपोर्ट कागजातहरुको निरिक्षण गर्दा, ध्यानदिनुपर्ने कुराहरु :
–     अद्यावधिक रुपमा लेखा भौचर तयार भए नभएको ।
–     तयार गर्ने, चेक गर्ने र सदर गर्नेले दस्तखत गरे नगरेको ।
–     भौचरमा राखिने सर्पोट, प्रमाणीत कागजात भए नभएको ।
–     भौचर र सपोर्ट कागजात स्वीकार योग्य छ वा छैन ।
–     लेखा भौचर मिति अनुसार सिलसिलेवार लेखिएको र लेजरमा सोही अनुसार प्रविष्टी भए नभएको ।
–     पान विल, भ्याट विल, भर्पाई के हुनुपर्ने हो ?  के राखिएको छ ?
सहायक तथा व्यक्तिगत खाता निरिक्षण गर्दा, ध्यानदिनुपर्ने कुराहरु :
–     सहायक र व्यक्तिगत खाताको प्रकार, किसिम टिपोट गर्ने ।
–     अद्यावधिक रुपमा प्रविष्टी भए नभएको जाच गर्ने ।
–     सहायक खाता र व्यक्तिगत खाता चेक जाँच र प्रमाणित गरे नगरेको चेक गर्ने ।
–     सफ्टवेयरमा कारोवार भए व्यक्तिगत, सहायक खाताको प्रिन्ट राखे नराखेको चेक गर्ने । संस्थाको सफ्टवेयर प्रणालीको डाटा सुरक्षाको धेरै हदसम्मको विश्वस्त भए मात्र पुर्ण रुपमा सप्mटवेयर डाटालाई मात्र मान्यता दिने ।
–     पास वुक वा सफ्टवेयरको व्यक्तिगत व्यालेन्स र व्यक्तिगत लेजरको व्यालेन्स क्रस चेक गरेको छ छैन, केही नमुनाहरु लिई चेक गर्ने ।
–     व्यक्तिगत खाताको जोड र सहायक खाताको विवरणको भिडान हुन्छ हुदैन चेक गर्ने ।
ख) चारखाता विववरण वा वित्तिय प्रतिवेदन विवरण :
संस्थाको मुख्य आर्थिक हिसाव रहने यस पक्षको निरिक्षण अति नै महत्वपुर्ण मुख्य पाटो हो । यस विवरणहरुको निरिक्षण गर्दा , विषय वस्तुको वुझाई, तुलना, अध्ययन र केही सामान्य सैद्धान्तीक र नियमबारे पनि जानकारी हुन आवश्यक हुन्छ । तथापी सामान्य तरिकाले पनि यस विषयमा निरिक्षण गर्न नसकिने भने होईन । यस विवरणहरुको निरिक्षण गर्दा ध्यान दिनुपर्ने केही कुराहरु  :
१. आम्दानी र खर्च :
–     संस्थाको कारोवार अनुसारको आम्दानी भएको छ छैन जाँच गर्ने । उदाहरणको लागि बचत तथा ऋणको कारोवार गर्ने संस्थाले गर्ने आम्दानीमा व्याज आम्दानीको हिस्सा प्रमुख हुनुपर्छ । जरिमाना, शुल्कका हिस्सा उल्लेख्य पाएमा कारण खोजी गर्ने ।
–     व्याज छुट, कमिसन, शुल्क आदिको गणना गर्दा ठिक ढंगले भएको छ छैन नमुना छनौट गरि चेक गर्ने ।
–     व्याज आम्दानीको दर  र तोकिएको व्याजदर बीच कति फरक छ ? गणना गरि फरक भएको यथोचित कारण पत्ता लगाउने । तोकिएको दर भन्दा वढि व्याज लगाएमा, जरिमाना व्याजदर धेरै लिएमा, पुरानो पाउनुपर्ने व्याज चालु आ.व.मा असुली भएमा, चालु आ.व.मा व्याज असुल नभएमा यो दर तोकिएको व्याजदर भन्दा फरक आउछ । यो दर एक महिनाको हिसावमा सामान्य रुपमा गणना गर्नका लागि : यस महिनाको व्याज आम्दानी×१२/औषत लरर×१०० गरि निकाल्न सकिन्छ ।
–     खर्च बजेटमा भएका शीर्षक र लेजरमा लेखा शीर्षकहरु फरक छन कि छैन्न ? एकै भए बजेट नाघेर खर्च भएको छ कि छैन चेक गरिनुपर्छ ।
–     खर्चहरु गर्दा औचित्य, यथार्थता छन वा छैनन् चेक गर्नुपर्छ । उदाहरणको लागि साधारण सभामा सदस्यको उपस्थिती ३०० जना, साधारण सभाको नास्ता विलमा ७०० जनाको भए सो औचित्य पुष्टी गर्न लगाउनुपर्छ ।
–     वास्तविक व्याज खर्च को दर र संस्थाले तोकेको व्याजदर समान आउनुपर्छ । सो गणना निकाली फरक भए यथोचित कारण के हो पत्ता लगाउनुपर्छ ।
–     संस्थाले भुक्तान गर्ने कुनै शुल्कमा जरिमाना तिरेको छ कि छैन चेक गरिनुपर्छ । पानी, विद्युत, सवारी, सम्पत्ति कर, विमा नविकरण आदिमा जरिमाना तिरेको भए जिम्वेवार कर्मचारी पदाधिकारीलाई सो विषयमा जवाफदेही बनाईनुपर्छ ।
–     ब्याज भुक्तानीमा, कर्मचारी पारिश्रमिक, घरभाडा भुक्तान आदिमा श्रोतमा कर कट्टी भए नभएको र कट्टी भएको भए अर्को महिनाको २५ गते भित्र कर कार्यालयमा जम्मा गरे नगरेको चेक गनुपर्छ ।
–     नाफा नोक्सान हिसाव रिपोर्ट लिई संस्थाको लेजर संग भिडान  गरि फरक भए नभएको जानकारी लिने ।
–     सहायक खाताको शीर्षकगत जोड र चारखाताको मुख्य शीर्षकसंग भिडान हुनुपर्छ । सो भए नभएको चेक गर्ने ।
–     संस्थामा भएको सम्पुर्ण खर्चको लेखा भुक्तान नभएपनि राखिनुपर्छ र आम्दानी चाही नगद प्राप्ती भएपछि मात्र राखिनुपर्छ । आम्दानी र खर्चको विवरणमा यो विषय पनि जाँच गर्न आवश्यक छ ।
 
२. सम्पत्ति र दायित्व
–     नाफा वा नोक्सान सहित सम्पत्ति र पुँजी तथा दायित्व विवरण तयार गर्ने  (वासलात)
–     सवै शीर्षकका सम्पत्ति र  दायित्वको रकम अध्ययन गर्ने । यसले संस्थामा कहाँबाट पैसा भित्रीन्छ (दायित्व) र त्यसको कहाँ प्रयोग (सम्पत्ति) भएको छ देखाउछ ।
–     गत अवधि र यस अवधिको अनुपातिक दर निरिक्षण
–     बासलातका रकमहरु बार्षिक कार्यक्रम बजेट, व्यावसायिक योजनासंग तालमेल मिलेको छ कि छैन, याद गरिनुपर्छ ।
–     संस्थाको वासलातले देखाएको वा नगद खाताले देखाएको नगदको भौतिक गणना गरिनुपर्छ । नगद भौतिक रुपमा पनि मिलेको हुनुपर्छ ।
–     संस्थाको बैंकखाता हरुको जानकारी लिई सो बैंक हिसाव भिडान भए नभएको जानकारी लिनुपर्छ । यदि भिडान नभएको भए भिडान गर्न लगाउनुपर्छ ।
–     लगानी हिसावको प्रमाण र औचित्यता
–     व्यक्तिगत ऋण खाता, ऋणको सहायक खाताको जोडसंग जम्मा ऋण मिलेको हुनुपर्छ ।
–     पेश्कि वा पाउनुपर्ने हिसावहरु नियमानुसारको छ वा छैन ? कस्लाई दिएको हो, किन दिएको ? फस्र्यौट हुन वा पाउन वाकी रहेको उचित छ वा छैन ? अध्ययन गरिनुपर्छ ।
–     संस्थाका भौतिका सम्पत्तिको विष्तृत विवरण र भौतिक गणना गरिनुपर्छ ।
–     शेयर सदस्यको व्यक्तीगत हिसाव विवरण अनुसार मिलेको शेयर हिसाव
–     लेखा परिक्षण, सहायक खातासंग मिलेको कोष हिसाव भए नभएको अध्ययन गरिनुपर्छ । कोष हिसावको खर्च गर्दाका (घटाउदा)को भौचर अध्ययन गरिनुपर्छ ।
–     व्यक्तिगत बचत खाता, सहायक खाता संग मिलेको कुल बचत हिसाव हुनुपर्छ ।
–     भुक्तानी दिनुपर्ने हिसाव कस्लाई, किन र कहिले देखिको हो? अध्ययन गरिनुपर्छ ।
–     संस्थामा आएका अनुदान स्थीर निर्माण वा सम्पत्ति खरिदको लागि हो कि ? कार्यक्रम संचालनका लागि हो ? आएको अनुदानको रकम र राखिएको लेखाको अनुदानको रकम मिल्छ मिल्दैन ? ध्यान पु¥याउन आवश्यक छ ।
 
ग) व्यवस्थापन :
संस्थाको समग्र सवै कार्य, जसले श्रोत साधनलाई उदेस्य प्राप्तीका लागि परिचालन गर्दछ, लाई नै संस्थाको व्यवस्थापन भनीएतापनि, त्यस विषय भित्रको संस्थाको कर्मचारी व्यवस्थापन, ऋण व्यवस्थापन र नगद, बैंक र भौतिक सम्पत्ति व्यवस्थापन जस्ता विषयको विष्तृत अध्ययन निरिक्षण गर्न आवश्यक पक्षहरु यस खण्डमा समेटिएको छ ।
१. कर्मचारी व्यवस्थापन : यस विषयमा निरिक्षण गर्दा निम्न विषयमा ध्यान दिनु पर्छ :
–     संस्थामा कर्मचारी नीति भए नभएको, भएमा पनि संसोधन हुने गरे नगरेको ।
–     संस्थामा कर्मचारी छनौट प्रक्रिया, नियुक्ति पारदर्शी र प्रतिष्पर्धी भए नभएको एवं संस्थाको नीति अनुसार भएनभएको ।
–     कर्मचारी हाजिरी अध्यावधिक भए नभएको ।
–     नियमानुसार विदा बस्दा स्वीकृत भए नभएको, विदाको रेकर्ड मिले नमिलेको ।
–     कर्मचारी वढुवा तथा पुरस्कार
–     घटुवा तथा सजाय
–     कार्यविभाजन, तह वर्गिकरण
–     कर्मचारी तालिम
–     कार्यसम्पादन मुल्यांकन
२. ऋण व्यवस्थापन : बचत र ऋणको कारोवार गर्ने सहकारी संस्थाको मुख्य सम्पत्ति, कमाउने मुख्य आधार भनेकै ऋण सम्पत्ति हो । त्यसैले ऋण व्यवस्थापनमा संस्थाको व्यवस्थापकीय अभ्यासलाई निरिक्षण गरि सो सम्पत्तिको जोखिमलाई न्युनीकरण गर्न निम्न विषयमा अध्ययन गरिनुपर्छ ।
–     ऋण सम्वन्धि नीति, साधारण सभाको निर्णय
–     ऋण सिमा, व्याजदर, अवधि, तोकिएको भन्दा फरक गरि ऋण प्रवाह गरिनु हुदैन ।
–     माग र स्वीकृत प्रक्रिया
–     धितो सुरक्षण, रोक्का विवरण
–     किस्ता, ग्रेस अवधि
–     कागजात र तमसुक फायल हरु अद्यावधिक र नियमानुसार भए नभएको ।
–     ऋण भा.ना. भएको सम्वन्धमा
–     ऋणको रिपोर्ट
–     व्यक्तिगत, सहायक र मुख्य खाताको भिडान
–     कर्मचारी, संचालक, नजिकका आफन्तको ऋणको फायलहरुको जाँच गरि कैफियत भए नभएको ।
–     ऋणमा नियमानुसार जोखिम कोष व्यवस्था
–     ऋणको सदुपयोगिता र औचित्यता
–     ऋण भुक्तानी र असुली वीचको तालमेल मिलेको छ छैन ।
 
३. नगद, बैंक र स्थीर सम्पत्ति तथा मौज्दात व्यवस्थापन :              संस्थाको कारोवारको सार भनेको नगद वा बैंक हो । संस्थामा नगद वा बैंक हिसाव भिड्यो, मिल्यो भने अन्य हिसावहरु भिडान गर्न केही हदसम्म सजिलो हुन्छ । संस्था व्यवस्थापन पक्षको प्रत्यक्ष नियन्त्रणमा रहने यस्ता सम्पत्तिहरुको उचित व्यवस्थापन हुन सकोस भनी निम्न विषयमा आधारित रही निरिक्षण गरिनुपर्छ :
–     नगद राख्ने सिमा, सो को जिम्वेवारी
–     नगद रेकर्ड, प्रमाणीत र अद्यावधिक
–     नगद तथा अन्य सम्पत्तिको भौतिक रुपमा सुरक्षा
–     कार्यालय भन्दा वाहिर नगद लाने ल्याउने प्रक्रिया
–     ढिकुटी रजिष्टरको पुर्ण विवरण चेक
–     ढिकुटी चाविको परिचालन
–     बैंक स्टेटमेन्टको भिडान, कारोवार भिडान
–     चेकवुक रजिष्टर रेकर्ड र भौतिक गणना
–     स्थीर सम्पत्ति खरिद प्रक्रिया
–     स्थीर सम्पत्तिको संकेत रेकर्ड
–     खरिदको औचित्य र वित्तिय क्षमता
–     सम्पत्तिमा हस कट्टी
–     सम्पत्तिको उपयोग, स्थीति र विक्री
–     विक्रिका सामानको भौतिक गणना(मौज्दात रेकर्डको अध्ययन)
–     सुखन चुहन र जर्तिको दर
–     खरिद विक्रिको स्थीती
–     खरिद विक्रिको नाफा नोक्सान
–     खरिद विक्रिको सेवाको प्रभावकारिता
 
घ) सुसासन :
संस्थाले जतिसुकै ठुलो कारोवार गरेपनि सुसासनमा चल्नु पर्ने पहिलो शर्त हो । अन्यथा संस्थाहरु धरासायी हुनसक्छन । असल कानुनी अभ्यास, नीतिगत संचालन, पारदर्शिता, जवाफदेहीता, सहभागितात्मक निर्णय प्रक्रिया, पक्षपात रहित संचालन आदि जस्ता विषयले सुसासनलाई प्रत्याभुत गर्दछ । सहकारी संस्थाको सुसासन पक्षको अध्ययनका लागि निम्न विषयको अध्ययन र निरिक्षण गरिनु उपयुक्त हुन्छ ।
१. साधारण सभा र सभाको निर्णयहरु :
–     नियमानुसार साधारण सभा
–     साधारण सभाका निर्णयहरु
२. संस्थाको योजना, उदेस्य तथा नीतिगत व्यवस्थाहरु :
–     योजना अनुसारका कार्य
–     उदेस्यसंग तालमेल
–     संस्थाले निर्माण गरेका नीतिहरु र त्यसको प्रयोग र संसोधन
–     योजना तथा नीति निर्माण गर्ने र स्वीकृत गर्ने तरिका
३. समितिको निर्माण र यसका निर्णयहरु
–     समितिको वैठक नियमानुसार र गणपुरक भई वसेको छ, छैन ।
–     संस्थाको समिक्षा हुने गरे नगरेको
–     जिम्वेवारी, जवाफदेहीता सहितको कानुनी निर्णय गर्ने गरेको छ वा छैन ।
–     खास व्यक्तिलाई लक्षित भए नभएको
–     संचालक पदाधिकारीको भत्ता
–     संचालकको निर्वाचन, वाकी अवधि
४. अन्य :
–     लेखापरिक्षण र कैफियतहरु
–     लेखा समितिका कैफियत र सुझावहरु
–     कुनै संझौता भएको भए सो अनुसार
–     आधिकारिक निकायवाट आएको निर्देशन, सुझावहरु
 
 
लेखक साना किसान विकास बैंकका अधिकृत (निरिक्षण तथा अनुगमन) हुन् ।
 

अभिलेख

लोकप्रिय