गुणस्तरीय सफ्टवेयर चयनमा सहकारीले ध्यान दिनुपर्ने कुराहरु

shiva

शिव बस्नेत

प्रविधिमैत्री सहकारी

सहकारी संस्थाले पछिल्ला दिनमा बैंकिङ पहुाच नपुगेका समुदायलाई आफ्नै ठाउँमा उनीहरुकै संलग्नतामा यस्तो सुविधा दिएको छ । बचत संकलन, भुक्तानी, ऋण कारोबार जस्ता दैनिक जीवनयापनमा सहकारी अगाडि आउनुमा प्रविधिको महत्वपूर्ण योगदान रहेको छ । अहिले सहकारीका हरेक कारोबार एवं विभिन्न बिलहरूको भुक्तानीलगायतका कार्यहरू मोबाइल फोन वा कम्प्युटरको प्रयोग गरी सम्भव भएको छ । जसले गर्दा प्राविधिक रूपमा मुलुकका सहकारी संस्थाहरूको कारोबारलाई पनि बैंकिङ क्षेत्रको कारोबारसाग तुलना गर्न योग्य मानिनेछ । यसरी प्रविधिको प्रयोगसागै सहकारी क्षेत्रले आफ्ना सदस्यहरूलाई उपलब्ध गराउने सेवाको गुणस्तरमा अभिवृद्धि भई संस्थाको दिगोपनालाई अझ सुदृढ बनाउन सक्नेछ, साथै वित्तीय पारदर्शिता तथा सुशासन कायम भई जनस्तरमै सहकारी संस्थाहरूप्रतिको विश्वास वृद्धि हुनेछ ।

प्रविधिको प्रयोगले सहकारीको विश्वसनीयता बढाउनुका साथै कारोबारलाई पनि व्यवस्थित बनाउन सहयोग पुर्‍याएको छ । अब कागजी प्रयोग गर्ने सहकारीको संख्या देशभरमै कमै मात्र छन् । प्रविधिको प्रयोगले सहकारीको विश्वसनीयता बढाउनुका साथै कारोबारलाई पनि व्यवस्थित बनाउन सहयोग पुर्‍याएको सहकारीका सञ्चालकहरु बताउाछन् ।

सहकारीले प्रविधिको भरपुर प्रयोग गरी लेखा पद्धति, अभिलेखीकरण तथा दैनिक कारोबारलाई व्यवस्थित ढंगले लेखांकन गर्न संस्थालाई पूर्ण कम्प्युटराइज्ड गर्न थालिएको छ । पछिल्लो समय यस्ता संस्थाहरूमा वेबसाइट निर्माण गर्ने, मोबाइल, ई–बैंकिङलगायत प्रविधिमा आधारित अत्याधुनिक सेवा प्रदान गर्ने क्रम चलेको छ । यति मात्रै नभई वित्तिय कारोबारलाई विश्वसनीय तथा व्यवस्थित गर्न विभिन्न किसिमका सहकारी सफ्टवेयरसमेत जडान गर्न थालिएको छ । यस्ता सफ्टवेयरमार्फत् देशैभर छरिएर रहेका सहकारी संस्थाहरुमार्फत् सहकारीकर्मी वा सदस्यहरुलाई बैंकिङ सेवा पुर्‍याउने र सहकारी संस्थाहरुको क्षमता वृद्धि गर्ने कार्यमा महत्वपूर्ण सहयोग पुगेको छ । हाल ग्रामीण स्तरमा स्थापना गरिएका सहकारी संस्थाले पनि बचत तथा ऋण कारोबार गर्न सफ्टवेयर प्रविधि अंगाल्न थालेका छन् ।

विशेषत: सहकारी विभागले तोकेका मापदण्डहरु, सरकारी करका व्यवस्थाहरु, अन्य राष्ट्रिय तथा अन्तरराष्ट्रिय सहकारी निकायहरुका मापदण्ड र व्यवस्थाहरुमा आधारित सफ्टवेयर बन्न थालेको छ

सहकारीमा सफट्वेयर

केही वर्षअघिसम्म ठूला बैंक र फाइनान्स कम्पनीहरुले मात्रै सफ्टवेयर प्रयोग गर्दथे । तर सहकारी संस्थाका कार्य प्रणाली परम्परागत प्रणालीबाटै सम्पादन हुन्थे । तर, सूचना प्रविधिको प्रयोगले वित्तिय संस्था लाभान्वित हुन थालेसागै सहकारी संस्थामा पनि यसको आवश्यकता बढ्न थाल्यो । फलस्वरुप सहकारी लक्षित दर्जनौं सफ्टवेयरहरु हाल बजारमा उपलब्ध छन् । सहकारी ऐन नियम, लेखा सिद्धान्त र मापदण्डमा आधारित भई यस्ता सफ्टवेयरहरु निर्माण भइरहेका छन् । विशेषत: सहकारी विभागले तोकेका मापदण्डहरु, सरकारी करका व्यवस्थाहरु, अन्य राष्ट्रिय तथा अन्तरराष्ट्रिय सहकारी निकायहरुका मापदण्ड र व्यवस्थाहरुमा आधारित सफ्टवेयर बन्न थालेको छ । सहकारी संस्थाले यी सफ्टवेयरहरुमध्य सजिलै बुझ्न र प्रयोग गर्न सकिने र आफ्नो संस्थाको आवश्यकताअनुसारको सफ्टवेयर खरिद गर्ने गरेको पाइन्छ ।

अब सहकारीको लेखापरीक्षण र प्रशासनिक कार्यका लागि सफ्टवेयरको प्रयोग अत्यावश्यक भइसकेको छ । यसले कार्यालयमा थोरै कर्मचारीबाटै छिटो सेवा प्रदान गर्ने अवसर प्रदान गरेको छ । यस्ता सहकारी सफ्टवेयरहरुमा व्याजदर र व्याज गणना विधिहरु, हर्जना र चार्जका विषयहरु, करका प्रावधानहरु, कर्मचारीका काम बााडफााड र नियन्त्रणका कुराहरु, आर्थिक बर्ष र मिति आदिका सेटिङ र प्रयोग विधिहरु हुन्छन् । मुख्यत: हिसाबकिताबमा हुन सक्ने गल्ती कम गर्न वा गल्ती हुन नदिन यस्तो सफ्टवेयरले निकै सहयोग पुर्‍याएका छन् । यसर्थ वर्तमान प्रविधिको समयअनुकुल सहकारीलाई रुपान्तरण गर्न गुणस्तरीय सफ्टवेयरको प्रयोग अनिवार्य जस्तै भएको छ ।

कस्ता सफ्टवेयर प्रयोग गर्नुपर्छ ?

सहकारीले गुणस्तरीय सफ्टवेयर चयनमा निकै ध्यान दिनुपर्छ । हाल बजारमा सहकारी संस्थाको व्यवस्थापनका लागि दर्जनौं एकाउन्टिङ र एडमिनिस्ट्रेशन सफ्टवेयरहरु उपलब्ध छन् । कुनै सफ्टवेयरहरु सहकारीहरुका लागि साच्चिकै सहयोगी र भरपर्दो साबित भएका छन् भने कतिपय सहकारीको बोझ र नचाहीने झन्झट पनि भएका छन् । सही र भरपर्दो सफ्टवेयरले मात्रै संस्थाका हिसाब पूर्ण रुपमा सही राख्दछन् । यसर्थ सहकारीको व्यवस्थापन टिमले न्युनतम सुविधा उपलब्ध भएको र सहकारी सेवामा राम्रोसाग परीक्षण गरिएको सफ्टवेयर मात्रै खरिद गर्नुपर्छ । यसका लागि सहकारीले सफ्टवेयरको सेवा, सुरक्षा, प्राविधिक मजबुती आदिलाई आधार बनाउनुपर्छ । यसमा एकीकृत गरिएको डाटावेस सिस्टम, सफ्टवेयरले प्रयोग गर्ने सिस्टम फाइलहरु, मेमोरी र स्टोरेजलगायत रिसोर्सहरु र प्रयोग गर्ने तरिकाको राम्रो अध्ययन गर्नुपर्छ ।
मुख्यत: सफ्टवेयरले हाम्रा कठिन र धेरै समय लाग्ने कार्यहरुलाइ सजिलो र छरितो बनाउनु पर्छ । सकेसम्म कम मानविय श्रमको प्रयोग गरेर हुनेसम्मको काम कम्प्युटरबाटै गर्न सक्ने खालको सफ्टेयर हुनुपर्छ । छुट्टै खाता राख्नुपर्ने, वेग्लै रसिद काट्नु पर्ने, बेग्लै भौचर उठाउनु पर्ने, क्यालकुलेटरबाट व्याज हर्जाना हिसाब गर्दै पोष्टिङ गर्नुपर्ने खालका सफ्टवेयरहरुले अब सहकारी संस्थालाई सहयोग गर्न सक्दैनन् । त्यस्तै धेरै प्रयोग हुने आवश्यक कुराहरु तुरुन्तै भेट्न सकिने सफ्टवेयर चयनमा ध्यान दिनुपर्छ ।

हाल बजारमा उपलब्ध सफ्टवेयरहरुका विभिन्न स्थानमा आवश्यक लिंकहरु भएको, मेनुहरुमा शर्टकटहरु भएको वा चित्रसहितका बटनहरु भएको, ट्याब अर्डर सफ्टवेयरहरु उपलब्ध छन्, जसलाई प्रयोगकर्ताले सहजपूर्वक चलाउन सक्छन् ।

सफ्टवेयरमा हेरेर म्यानुअल हिसाब सच्याउन मिल्ने सम्मको भरपर्दो हुनु पर्ने मान्यता छ । कम्प्युटरले गल्ति नगरे पनि सफ्टवेयरमा फर्मुलाहरु राम्रोसाग तयार नपारिएका सफ्टवेयरले सही नतिजा नदिन सक्छन्, यसर्थ हरेक कोणबाट परीक्षण गरिएको सफ्टवेयर चयन गर्नुपर्छ भनिएको हो । त्यस्तै सफ्टवेयर खरिदअघि सफ्टवेयरको सुरक्षाको अवस्था, व्याकअपको कस्तो व्यवस्था छ आदि कुराहरुमा पनि विचार पुर्याउनु पर्छ । अहिले अनधिकृत व्यक्तिहरुले चलाउन, विगार्न नसक्ने खालको र भाइरस वा सिस्टमको खरावीले नउड्ने खालको पनि सफ्टवेयरहरु पनि बजारमा छन्, जसमार्फत् अवैधानिक रुपमा पैसा ट्रान्सफर गर्ने र डाटा नष्ट गर्ने सम्भावना हुन्छ । यसर्थ कमसल सफ्टवेयरको खरिदबाट बच्नुपर्छ ।

त्यस्तै संस्थाले शाखाहरु विस्तार गर्दा अन्तर–शाखा कारोबारको सुविधा थप्न मिल्ने, संस्थाले पसल वा अन्य व्यापारिक प्रयोजन ल्याउदा विलिङ सिस्टम थप्न मिल्ने, बिल भुक्तानी सेवा दिंदा सोको हिसाब राख्न मिल्ने लगायतका सुविधा पनि सफ्टवेयरमा हुनुपर्छ । सानो स्केलको सहकारीमा साधारण सफ्टवेयर नै पर्याप्त हुने भए पनि संस्थाका कार्य र क्षेत्र बढ्ने स्थितिमा थप अपग्रेडेड वा नयाा सफ्टवेयरको आवश्यकता पर्न सक्छ । यसर्थ सफ्टवेयर छान्दा अहिलेको आवश्यकतालाई मात्रै नहेरी संस्थाका भावी कार्यक्रमको अध्ययन गरेर छान्नु उचित हुन्छ । अर्को महत्वपूर्ण कुरा भनेको सहकारी सफ्टवेयरको महत्वपूर्ण प्रयोग रिपोर्टहरु बनाउनु पनि हो ।

संस्थामा दैनिक कार्य सञ्चालनमा आवश्यक पर्ने सूचनाहरुदेखि संस्थाका सम्भावित खतराहरु टार्ने, जोखिम न्युनीकरण गर्ने लगायतका सूचनाहरु राम्रा सफ्टवेयरका रिपोर्टबाट नै प्राप्त हुने गर्दछन् । त्यसैले सफ्टवेयरबाट मितिका आधारमा, क्षेत्रगत आधारमा, सदस्यगत र समुहगत आधारमा लगायत व्यक्तिगत तथा सामुहिक रिपोर्टहरुको प्रचुरता भएका सफ्टवेयरहरु छान्नु पर्छ ।

साथै नेपाली सफ्टवेयर कम्पनीले यहााकै सहकारीहरुको आवश्यकता हेरेर सफ्टवेयर बनाउन थालेका छन् । सफ्टवेयर छान्दा यसअघि अन्य सहकारीमा कस्तो नतिजा दिएको छ भनेर अध्ययन पनि गर्नुपर्छ भने सफ्टवेयर कम्पनीसाग विभिन्न चरणमा छलफल गर्नुपर्छ ।

यो लेख नेपाल परिक्रमा डटकमा प्रकाशित छ ।



प्रतिक्रिया दिनुहोस